TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES – EXACAD S.A.S.

INTRODUCCIÓN Y ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS

Bienvenido a EXACAD. Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso, navegación y uso del sitio web https://exacadesign.com/ (en adelante, el «Sitio Web»), así como el licenciamiento, uso y explotación de la plataforma, herramientas digitales y software de ingeniería desarrollados por EXACAD S.A.S. (en adelante, la «Compañía»).

Al acceder, registrarse, suscribirse o utilizar de cualquier forma nuestro software y servicios, usted (en adelante, el «Usuario») declara que es mayor de edad, que posee la capacidad legal para obligarse y que acepta de manera íntegra, expresa y sin reservas todas y cada una de las disposiciones contenidas en este documento.

Este documento está compuesto por dos cuerpos normativos vinculantes: la Sección I (Términos de Servicio y Licencia de Uso del Software) y la Sección II (Política de Tratamiento de Datos Personales). Si no está de acuerdo con alguna de estas cláusulas, deberá abstenerse de utilizar el software y abandonar el Sitio Web de inmediato.

SECCIÓN I: TÉRMINOS DE SERVICIO Y LICENCIA DE USO DEL SOFTWARE

1. Objeto y Modalidad del Servicio

La Compañía pone a disposición del Usuario un ecosistema digital avanzado en la modalidad de Software como Servicio (SaaS), enfocado en la digitalización del diseño estructural, optimización y cuantificación de materiales de construcción. Los presentes términos regulan los derechos y obligaciones del Usuario respecto a la interfaz de cálculo, algoritmos y reportes generados por la plataforma.

2. Otorgamiento de la Licencia Limitada

EXACAD S.A.S. otorga al Usuario una licencia de uso personal, comercial (según el plan adquirido), revocable, no exclusiva, limitada y no transferible para acceder y utilizar el software a través de los canales digitales dispuestos.

• El Usuario reconoce que la adquisición de una suscripción o plan no constituye una venta del software ni la transferencia de sus códigos fuente, bases de datos o arquitectura técnica; el Usuario adquiere únicamente un derecho de uso temporal bajo las condiciones pactadas.

3. Restricciones de Uso y Prohibiciones Expresas

El Usuario se compromete a utilizar la plataforma bajo los principios de la buena fe y la legalidad. Queda estrictamente prohibido, de forma directa o indirecta por parte del Usuario o sus colaboradores:

• a) Ingeniería Inversa: Intentar descompilar, descifrar, desensamblar, modificar, realizar ingeniería inversa, hackear o duplicar el código fuente, los algoritmos de cálculo, la lógica matemática o la arquitectura del software de EXACAD.

• b) Uso Compartido No Autorizado: Compartir, vender, sublicenciar o ceder las credenciales de acceso (usuario y contraseña) a terceros ajenos a la licencia adquirida. Las cuentas asignadas son personales, corporativas según el plan, e intransferibles.

• c) Competencia Desleal y Benchmarking: Utilizar el software, su interfaz, los flujos de trabajo o sus reportes técnicos con el fin de desarrollar, alimentar, entrenar o diseñar herramientas de software competidoras directas o indirectas de la Compañía.

• d) Afectación de Infraestructura: Introducir scripts automatizados, virus, malware o realizar pruebas de carga no autorizadas que saturen la infraestructura en la nube (Microsoft Azure) o degraden el rendimiento de la plataforma para otros usuarios.

4. Exoneración de Responsabilidad Técnica y Criterio Profesional

⚠️ DECLARACIÓN EXPRESA DE EXONERACIÓN: Al ser un software especializado de ingeniería civil y cálculo estructural, el Usuario acepta y entiende las siguientes limitaciones técnicas:

• 4.1. Herramienta Auxiliar: El software EXACAD es única y exclusivamente una herramienta digital de asistencia, automatización y apoyo técnico para la optimización de procesos de diseño y cuantificación de materiales. En ningún caso reemplaza, sustituye o exime el criterio profesional, la revisión analítica y el análisis crítico de ingeniería que debe realizar un profesional idóneo.

• 4.2. Responsabilidad de la Firma y Estabilidad: El cálculo final, la estabilidad estructural, la habitabilidad, la seguridad estructural y el cumplimiento estricto de las normativas de sismorresistencia aplicables en el territorio (tales como la NSR-10 en Colombia, o sus equivalentes internacionales según la ubicación del proyecto) de cualquier edificación u obra procesada en la plataforma, serán responsabilidad única, civil, penal y exclusiva del profesional de la ingeniería que avale, firme o ejecute los diseños.

• 4.3. Exclusión de Daños: EXACAD S.A.S. no asumirá responsabilidad alguna por errores en los datos introducidos por el usuario, interpretaciones erróneas de los reportes, fallas de diseño en los proyectos reales, sobrecostos en obra, demoras constructivas, colapsos estructurales o sanciones legales derivadas de la ejecución de los proyectos procesados en la plataforma.

5. Propiedad Intelectual y Uso Técnico de Datos de Modelos

• 5.1. Propiedad de EXACAD: Todos los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre el software, marcas, logotipos, algoritmos de optimización, bases de datos internas, diseños de interfaz y documentación son propiedad exclusiva de EXACAD S.A.S.

• 5.2. Propiedad de los Modelos del Usuario: Los planos, archivos de cálculo, geometrías y modelos estructurales específicos cargados por el Usuario en la plataforma pertenecen exclusivamente al Usuario o a su respectiva empresa. EXACAD no reclama derechos de propiedad sobre los diseños específicos de sus proyectos.

• 5.3. Autorización de Análisis Técnico y Entrenamiento de IA: Como contraprestación al uso de la herramienta, el Usuario otorga a la Compañía una autorización perpetua, global e irrevocable para extraer, agregar y procesar los parámetros técnicos generales de los modelos cargados de forma estrictamente anónima. Esta data técnica es utilizada para la mejora continua del sistema y, tal como se detalla en la Sección II, para el procesamiento y entrenamiento de modelos de predicción y algoritmos de Inteligencia Artificial (Machine Learning).

6. Disponibilidad, Mantenimiento y Terceros Proveedores

• 6.1. Actualizaciones: La Compañía se reserva el derecho de modificar, actualizar, suspender temporalmente o añadir funcionalidades al software para realizar mantenimientos, corrección de errores o mejoras tecnológicas. Dichas actividades se programarán, en la medida de lo posible, en horarios de bajo impacto técnico.

• 6.2. Infraestructura de Terceros: El Usuario acepta que la estabilidad y disponibilidad de la plataforma dependen de servicios de infraestructura en la nube provistos por terceros globales de alta confianza (específicamente Microsoft Azure). EXACAD S.A.S. no será responsable por suspensiones del servicio imputables a caídas globales de los servidores de hosting o contingencias de conectividad de internet del Usuario.

7. Modificaciones a los Términos

EXACAD S.A.S. se reserva el derecho de modificar los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento. Las modificaciones entrarán en vigor a partir de su publicación en el Sitio Web. El uso continuo del software tras la publicación de los cambios constituye la aceptación vinculante de los nuevos términos por parte del Usuario.

SECCIÓN II: POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Marco Legal y Alcance

1.1. Responsable del Tratamiento EXACAD S.A.S., se hace responsable del tratamiento de datos personales que estén registrados en sus bases de datos de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.

1.2. Canal de Atención Único Para efectos de cualquier solicitud, consulta, ejercicio de derechos de Habeas Data o reclamación relacionada con la presente política, se pone a disposición el correo electrónico institucional: exacadcolombia@exacadesign.com

2. Principios y Tratamiento de la Información

2.1. Cumplimiento de la Ley EXACAD S.A.S. cumple estrictamente los requerimientos de ley sobre Protección de Datos Personales, garantizando los derechos constitucionales de los titulares de la información en todos sus procesos operativos y comerciales.

2.2. Finalidades del Tratamiento EXACAD S.A.S. informa a los titulares las finalidades específicas a las cuales serán sometidos sus datos personales e información técnica provista, las cuales son aceptadas por el titular de manera previa, expresa e informada:

• a) Operación y Optimización del Servicio: Garantizar el acceso, correcto funcionamiento, licenciamiento, soporte técnico, actualización y optimización de las herramientas, plataformas, software y servicios digitales prestados por la Compañía.

• b) Prospección y Comunicaciones Comerciales: Desarrollar actividades de marketing, envío de ofertas comerciales, promociones, boletines informativos, eventos y publicidad sobre los productos y servicios de EXACAD S.A.S., a través de canales propios o de terceros autorizados (tales como correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajes de texto – SMS, y aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp, entre otros).

• c) Extracción y Procesamiento de Información en la Nube: Extraer, recopilar, estructurar y procesar metadatos, parámetros técnicos, algoritmos de diseño, optimizaciones y datos operativos derivados de los proyectos y modelos estructurales o constructivos cargados por los usuarios en las bases de datos e infraestructura digital de la Compañía (específicamente en entornos de computación en la nube como Microsoft Azure).

• d) Investigación, Desarrollo y Entrenamiento de Modelos de Inteligencia Artificial (IA): Utilizar la información técnica extraída de los modelos —sometida previamente a procesos de anonimización, agregación o seudonimización que impidan la identificación directa del titular o de sus clientes finales— con fines de investigación científica, estadística y desarrollo tecnológico. Esto incluye de manera expresa el procesamiento y entrenamiento de modelos de predicción, algoritmos de aprendizaje automático (Machine Learning), redes neuronales y herramientas de automatización digital orientadas a la optimización del diseño estructural y de materiales de construcción.

2.3. Autorización Expresa EXACAD S.A.S. ejercerá el tratamiento de la información con el consentimiento previo, expreso e informador del titular, el cual será obtenido a través de cualquier medio (físico, digital o electrónico, incluyendo casillas de verificación en formularios web) que pueda ser objeto de consulta posterior.

2.4. Veracidad y Calidad del Dato La información facilitada por el titular deberá ser veraz, completa, exacta, comprobable y actualizada. El titular garantiza la autenticidad de todos aquellos datos que comunique a la Compañía y responderá por los perjuicios que la falsedad u omisión de estos pueda causar.

2.5. Acceso y Circulación Restringida En el tratamiento de la información, EXACAD S.A.S. se acoge a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y de la Constitución. En este sentido, la Compañía sólo hará tratamiento de los datos con autorización del titular y en los casos previstos por la Ley, garantizando que los datos no públicos no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva sin seguridad controlada.

2.6. Seguridad de la Información EXACAD S.A.S. cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar seguridad a los datos de carácter personal e información técnica obtenidos y que reposan en sus bases de datos y archivos, evitando su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento. EXACAD S.A.S. puede publicar bases de datos personales en la Intranet o Internet siempre que cuente con autorización previa del titular de los datos personales y se fijen restricciones técnicas para su acceso.

2.7. Confidencialidad EXACAD S.A.S. garantiza la reserva y estricta confidencialidad de la información, inclusive después de finalizadas las labores, contratos o relaciones comerciales que comprende el tratamiento.

3. Derechos de los Titulares

Los titulares de la información tratada por EXACAD S.A.S. tienen los siguientes derechos legales:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Compañía.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a EXACAD S.A.S.

• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por incumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• El titular de la información puede presentar peticiones, consultas y reclamos a través del correo único de atención: exacadcolombia@exacadesign.com

4. Procedimientos de Control (Habeas Data)

4.1. Autorizaciones EXACAD S.A.S. solicita autorización escrita o digital a todo proveedor, cliente, usuario o colaborador del cual realice el tratamiento de datos personales o recopilación de información técnica, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida en la presente política.

4.2. Trámite de Consultas El titular o su representante que desee realizar consultas sobre su información personal lo podrá hacer a través del correo electrónico exacadcolombia@exacadesign.com.

Por solicitud del titular, EXACAD S.A.S. suministrará toda la información contenida en el registro individual o vinculado con la identificación del titular. EXACAD S.A.S. responderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo de la misma. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la Compañía informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, la cual no podrá superar los los cinco (5) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

4.3. Trámite de Reclamos, Correcciones o Supresiones El titular o causahabiente podrá realizar un reclamo ante EXACAD S.A.S. para que su información personal sea objeto de corrección, actualización, supresión, o cuando consideren que la empresa incumple con los deberes de ley. Igualmente, podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.

Los reclamos deben enviarse a exacadcolombia@exacadesign.com y contener:

• Identificación del titular (Nombre y documento de identidad/NIT).

• Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.

• Datos de contacto para notificación y documentos anexos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. EXACAD S.A.S. responderá al reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo del mismo. Si no es posible responder en este término, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

5. Compartición y Transferencia Internacional de Datos

5.1. Transferencia y Transmisión de la Información La Compañía suministrará los datos personales objeto de tratamiento únicamente a las siguientes personas:

• Titular de la información, sus causahabientes o representantes legales.

• Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Terceros expresamente autorizados por el titular o por la ley.

EXACAD S.A.S. suministrará los datos personales a terceros aliados comerciales siempre que cuenten con autorización del titular de la información con la finalidad de responder a los requerimientos normales de la operación de sus negocios. En este caso, el tercero, a partir del momento en que reciba la información, se convierte en encargado del tratamiento de la misma y deberá cumplir con las obligaciones legales y de seguridad pactadas.

5.2. Almacenamiento en la Nube y Transferencia Internacional (Microsoft Azure) Para garantizar los más altos estándares de seguridad, disponibilidad, respaldo y resiliencia en la digitalización de los procesos de diseño estructural, EXACAD S.A.S. utiliza infraestructura de almacenamiento y computación en la nube provista por terceros de clase mundial, específicamente la plataforma Microsoft Azure.

En virtud de esto, el Titular autoriza de manera expresa la transferencia y/o transmisión internacional de sus datos personales, metadatos y modelos cargados hacia los centros de procesamiento de datos de dichos proveedores, ubicados fuera del territorio nacional (incluyendo, pero sin limitarse a, Estados Unidos de América y la Unión Europea). EXACAD S.A.S. garantiza que dichos terceros subencargados cumplen con niveles adecuados de protección de datos y medidas de seguridad de la información de carácter técnico, humano y administrativo para evitar la alteración, pérdida o acceso no autorizado.